Très utilisées pendant de nombreuses années, notamment dans de grandes organisations, les grilles de roulement cycliques semblaient vouées à disparaître progressivement, remplacées par une approche plus individualisée du planning du personnel. Pourtant, force est de constater qu’elles sont encore très présentes, par exemple dans les secteurs du Transport et de la Santé.

Qu’est-ce qu’une grille de roulement cyclique ?

  • C’est une manière compacte de présenter le planning du personnel
  • La grille se présente sous la forme d’un tableau, avec autant de colonnes que de jours de la semaine (généralement) et autant de lignes que d’employés (dans la grille)
  • Chaque case du tableau contient une affectation : un service avec ses caractéristiques (horaires, durée…) ou un jour de repos
  • On positionne chaque employé en face d’une ligne du tableau et l’employé effectue les affectations contenues dans la ligne
  • Quand un employé est arrivé au bout d’une ligne, il passe aux affectations de la ligne suivante
  • Quand un employé est arrivé au bout de la dernière ligne du tableau, il revient sur la toute première ligne

Comment expliquer la pérennité des grilles de roulement cycliques ?

  • un planning perpétuel dans un simple tableau : une fois construite, la grille de roulement cyclique peut continuer à être utilisée pendant des années, tant que la charge de travail  à couvrir reste la même et que les règles de planification ne changent pas
  • une équité parfaite entre tous les employés : c’est le principe à la base d’une grille de roulement cyclique ; tous les employés rattachés sur la même grille vont effectuer les mêmes enchaînements de services et de journées de repos, avec juste un décalage de quelques semaines ; tous les employés sont donc logés à la même enseigne, avec le même nombre de week-ends de repos, le même nombre d’heures de travail de nuit, les mêmes enchaînements prisés ou au contraire difficiles
  • un dialogue facilité avec le personnel : le planning joue un rôle clé dans l’organisation de la vie personnelle de chaque employé et de ce fait il est scruté avec attention ; avec son caractère très compact, une grille de roulement est facilement analysable ; il est assez aisé de voir les avantages et les inconvénients d’une grille et de se mettre d’accord sur la variante qui convient le mieux ; le caractère parfaitement équitable d’une grille est également de nature à désamorcer d’éventuelles critiques sur l’organisation du travail
  • une aide au dimensionnement d’effectif : en cas de modifications dans l’organisation du travail (charge de travail en plus ou en moins, nouvelles règles de planification à prendre en compte…), il est possible de construire une grille de roulement uniquement dans le but de déterminer le nombre de lignes, et donc le nombre d’employés, nécessaires pour couvrir la nouvelle charge de travail ou pour respecter les nouvelles règles ; l’existence de cette grille est alors la preuve qu’il existe une organisation du travail permettant de faire à face à la nouvelle charge de travail ou aux nouvelles règles, à condition de disposer du nombre d’employés correspondant au nombre de lignes de la grille construite
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”Construire une grille de roulement cyclique, c’est un peu comme jouer à Tetris ! Il existe de très nombreuses combinaisons possibles et il n’est pas toujours facile de trouver celles qui permettent de respecter toutes les règles et d’atteindre un niveau de qualité suffisant. Grâce à ses différents clients, EURODECISION a capitalisé un savoir-faire important dans son composant d’optimisation LP-Roster qui est un outil très efficace pour construire des grilles optimisées.”

Frédéric Fabien, Responsable du Pôle Planification des Ressources Humaines d’EURODECISION

Quelles sont les limites d’une grille de roulement cyclique ?

  • une charge de travail qui n’évolue pas : une condition indispensable à la mise en place d’une grille de roulement cyclique, c’est une charge de travail qui se reproduit à l’identique d’une semaine à l’autre ; tous les lundis doivent avoir la même charge de travail ; les mardis peuvent avoir une charge de travail différente de celle des lundis, mais elle doit être identique entre tous les mardis, et ainsi de suite pour tous les jours de la semaine ; si votre activité fluctue d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre, alors la grille de roulement cyclique n’est pas le bon mode de planification à envisager pour votre activité ; dans ce cas de figure, il faut s’orienter vers une planification plus individualisée (Pour en savoir plus : découvrir l’expertise EURODECISION en planification nominative). Remarque : lorsque la charge de travail est stable, mais seulement sur une période de quelques semaines (ex : période scolaire, vacances scolaires), on peut appliquer une grille différente selon la période ; on peut également utiliser des grilles pour la partie de la charge qui est stable et couvrir le reste de la charge avec un planning individualisé
  • des employés interchangeables : les employés rattachés à une grille de roulement cyclique effectuent tous les services de la grille et travaillent le même nombre d’heures ; il n’est donc pas possible de gérer avec une grille des employés avec des compétences différentes ou avec des taux d’activité qui ne sont pas les mêmes ; un employé à mi-temps et un employé à temps plein ne peuvent pas se trouver sur la même grille
  • une absence d’individualisation du planning : les employés rattachés à une grille de roulement cyclique effectuent tous les mêmes services et les mêmes enchaînements de jours de travail et de repos ; dans une grille, il n’est pas possible d’avoir des employés qui ne travaillent pas le mercredi s’il y a des services à couvrir ce jour-là ; il n’est pas possible d’avoir des employés qui travaillent de nuit et d’autres qui sont exclusivement de jour
  • un travail de planification inachevé : une fois la grille de roulement cyclique construite, le travail de planification est encore loin d’être terminé ; il faut dérouler la grille et tenir compte des vacances, des formations et des absences prévisionnelles ; la prise en compte de tous ces éléments peut considérablement bouleverser le rythme que prévoyait la grille de roulement et mettre à mal l’équité entre les employés, pourtant une promesse de la grille

Les grilles de roulement cycliques, un mode de planification moins rigide qu’il n’y paraît

  • une grille limitée aux jours de repos : pour apporter de la souplesse dans la planification quand on utilise une grille de roulement cyclique, il est possible de limiter son usage à la planification des jours de repos ; dans ce cas de figure, la grille n’indique pas sur quels services précis les employés vont travailler ; elle se contente de donner les enchaînements de jours de travail et de repos, en veillant à respecter les contraintes qui s’y rapportent ; le planning complet, avec le détail des services affectés à chaque employé, est construit dans un second temps, ce qui permet de tenir compte de différences entre les employés (compétences, travail de nuit, heures de début au plus tôt ou de fin au plus tard…) ; il est même possible d’aller un cran plus loin en construisant une grille avec le nombre minimal de jours de repos permettant de respecter les règles de planification ; ainsi il reste une marge de manœuvre dans la seconde étape, non seulement pour préciser le détail des services affectés, mais aussi pour planifier quelques jours de repos supplémentaires de manière individualisée
  • plusieurs grilles pour couvrir un même besoin : si votre personnel n’est pas homogène et qu’il est composé d’employés avec des taux d’activité différents, il est tout de même possible de recourir aux grilles de roulement cycliques en constituant des groupes d’employés aux caractéristiques identiques et en construisant une grille pour chaque groupe ; c’est un travail plus complexe car il faut s’assurer que la réunion de toutes les grilles couvre le besoin global et il est donc conseillé d’utiliser un outil de construction de grille pour obtenir un résultat satisfaisant
  • une périodicité qui ne se limite pas à la semaine : si les grilles les plus classiques se présentent sous la forme d’un tableau avec une semaine en colonnes, il est tout à fait possible de construire des grilles avec deux, trois voire plus de semaines en colonnes ; l’intérêt de telles grilles, c’est quand il y a des contraintes à respecter sur l’année, en termes de jours de repos ou de week-ends par exemple ; en multipliant le nombre de semaines en colonnes, il est possible de respecter plus finement ces contraintes
Nos besoins en planification du personnel sont spécifiques et varient d’un établissement à l’autre, car ils sont liés à ceux des personnes que nous accompagnons. Outre son expertise des grilles cycliques, EURODECISION a su répondre à ce besoin pour des plannings sur mesure respectant les rythmes de vie des collaborateurs. L’équipe a été particulièrement réactive et nous sommes très satisfaits du déroulement des échanges.
Damien BrunelDirecteur des Pôles PLEIADE et ESCALE - Fondation ARHM

LP-Roster, le couteau suisse pour optimiser la construction de grilles de roulement cycliques

  • EURODECISION a capitalisé dans son composant LP-Roster une très grande expertise dans la construction de grilles de roulement cycliques
  • Une grande richesse fonctionnelle avec de nombreuses règles de planification disponibles
  • Une capacité à construire des grilles complètes, des grilles de repos, des grilles avec une périodicité différente de la semaine
  • La possibilité de gérer le « multigrille » (i.e. plusieurs grilles couvrant un même besoin)
  • Un composant intégré dans de nombreuses applications, mais également utilisé pour réaliser des études
  • Des clients satisfaits : RATP, SNCF, EUROPORTE, AÉROPORTS DE PARIS, GENÈVE AÉROPORT, CFL, FONDATION ARHM…

En savoir plus sur le logiciel de construction de roulements LP-Roster